SOP · Struktur Organisasi Bisnis

Standar prosedur pengaturan hirarki 4 level: Holding → Developer → Perumahan → Proyek Konstruksi.

SOP-01 · Setup Awal Holding & Developer

Pelaksana: Super Admin

Login sebagai Super Admin.
Buka menu OFFICE → Data Master → Struktur Organisasi.
Kolom Holding: klik + Holding, isi nama Holding (contoh: "PT Mahakarya Grup").
Pilih holding tersebut, lalu di kolom Developer klik + Developer, isi nama PT anak dan NPWP.
Kaitkan developer ke Entitas Akuntansi agar jurnal & COA per-PT tersambung.

SOP-02 · Registrasi Perumahan Baru

Pelaksana: Project Admin / Super Admin

Pilih Holding & Developer target di halaman Struktur Organisasi.
Di kolom Perumahan, klik + Perumahan, isi nama, lokasi, dan luas area (m²).
Klik Workspace pada baris perumahan untuk masuk ke 5 tahapan proyek: Pertanahan → Perencanaan → Perijinan → Konstruksi → Penjualan.
Unggah dokumen legalitas induk (sertifikat, izin lokasi) di modul Perijinan.

SOP-03 · Pembuatan Proyek Konstruksi

Pelaksana: Project Admin / Konstruksi Admin

Pilih Perumahan yang aktif di halaman Struktur Organisasi.
Di kolom Proyek Konstruksi, klik + Proyek.
Isi nama proyek (misalnya "Blok A - Prasarana"), pilih fase (Main / Sub 1–5) & status.
Anggota tim proyek diatur di modul Konstruksi → Engineering → Tim.

SOP-04 · Alur Login → Pilih Konteks → Bekerja

Pelaksana: Semua Pengguna

Login → default masuk ke Holding.
Di Top Navigation, gunakan Context Switcher: pilih Developer → Perumahan → Proyek.
Sistem otomatis memfilter dashboard, menu, dan data sesuai konteks & role.
Ganti konteks kapan saja tanpa logout.

SOP-05 · Matriks Tanggung Jawab per Role

Role	Wewenang Utama	Modul yang Diakses
Super Admin	Manajemen struktur organisasi, user, & konfigurasi	Semua
CEO	Approval final seluruh pengajuan, lihat konsolidasi holding	Reporting, Approval
Komisaris & Direksi	Hanya melihat sesuai Akses BOD (Komisaris: dashboard departemen; Direksi: seluruh menu & kartu); tidak mengubah atau menyetujui	Reporting (baca saja)
Marketing Admin	CRM, siteplan, booking, KPR	Marketing
Akunting Admin	Verifikasi semua biaya, jurnal, faktur vendor, aset tetap & penyusutan, laporan keuangan	Akunting
Konstruksi Admin	SPK, RAP, PO, progres lapangan	Konstruksi
Project Admin	Perijinan, prasarana, biaya proyek	Project
Keuangan Admin	Membayar biaya terverifikasi, validasi laporan & isi ulang kas kecil, rekonsiliasi bank	Keuangan
Office Admin	HRD, kas kecil, kepatuhan, sekertaris & kode surat, buku kontak, inventaris & pemeliharaan aset	Office

SOP-06 · Email & Komunikasi Resmi (@edgone.cloud)

Pelaksana: Admin Office (pengelola pusat)

Satu akun pusat Zoho (admin@edgone.cloud) menampung seluruh surat masuk ke alamat apa pun @edgone.cloud melalui fitur Tangkap Semua (Catch-All) — alamat divisi dan pribadi tidak perlu dibuat satu per satu di Zoho.
Alamat divisi untuk pihak eksternal: info@ & office@ (Admin Office), marketing@ (Admin Marketing), keuangan@ (Admin Akunting & Keuangan), logistik@ (Logistik), kontruksi@ & project@ (Konstruksi/Project).
Setiap karyawan memiliki alamat pribadi nama@edgone.cloud; penamaan diserahkan masing-masing. Surat pribadi hanya tampil di Pengaturan Akun → Email Perusahaan miliknya.
Urusan internal antar karyawan ke pusat dikirim ke office@edgone.cloud, atau cukup memakai Memo, Obrolan, dan Tugas di dalam aplikasi.
Menghubungkan akun: login di edgone.cloud → Pengaturan Akun → Email Perusahaan → tekan Hubungkan Email Perusahaan → izinkan di layar Zoho.
Kode verifikasi & notifikasi WhatsApp dikirim dari nomor resmi +62 851-1053-3205. Pendaftar cukup menekan tombol hijau (pesan sudah terisi otomatis) lalu Kirim; kode 6 angka dipakai hanya bila layar tidak lanjut sendiri. Simpan nomor resmi ini agar pesan tidak masuk arsip/spam.

SOP-07 · Manajemen Aset Perusahaan

Pelaksana: Admin Office & Admin Akunting

Perolehan (Office): Office → Asset → Daftarkan Aset; isi merk, nomor seri, lokasi, pemegang, kondisi dan harga beli. Nomor aset dibuat otomatis.
Verifikasi (Akunting): Akunting → Aset Tetap & Penyusutan → Tetapkan & Verifikasi; isi harga perolehan, tanggal mulai susut dan masa manfaat (bangunan 20 th, kendaraan 8 th, peralatan/komputer/alat 4 th). Di bawah Rp2.500.000 langsung dibebankan.
Pemeliharaan (Office): atur servis rutin (hari); setiap servis/perbaikan dicatat di Pemeliharaan. Aset jatuh tempo servis tampil sebagai peringatan.
Pengeluaran: biaya servis dibayar lewat Pengajuan Biaya (diverifikasi Akunting, dibayar Keuangan) atau Kas Kecil Office.
Penyesuaian (Akunting): akhir bulan tekan Posting Jurnal Penyusutan (sekali per aset per bulan). Aset dijual/hilang/rusak dicatat dengan Lepas berdasarkan laporan fisik Office.
Pelaporan: Daftar Aset Tetap (harga, akumulasi, nilai buku) bisa dicetak dan diunduh sebagai lampiran Neraca.

SOP-08 · Biaya, Kas Kecil & Pembayaran

Pelaksana: Semua Admin, Akunting, Keuangan

Semua biaya diverifikasi Akunting lalu dibayar Keuangan.
Pengecualian: pengeluaran kas kecil langsung dicatat tanpa pengajuan biaya, wajib nama penerima dan nota; buktinya bisa dicetak/dibagikan.
Isi ulang kas kecil: laporan kas divalidasi Keuangan → disetujui Akunting → Keuangan mengisi ulang.
Kendala sistem disampaikan lewat EDG AI → tombol Bantuan (chat langsung Super Admin).

SOP-09 · Payroll & Ekspor Gaji BCA

Pelaksana: Admin HRD, Keuangan, CEO

Buka HRD → Payroll; daftar slip gaji di atas, rekening pegawai & Ekspor Gaji BCA di bawahnya.
Pastikan setiap pegawai punya rekening BCA yang benar dan CV lengkap (atau dikecualikan — lihat SOP-13) sebelum ekspor.
Nama bank, nomor rekening, dan nama pemilik pada Tambah/Edit Karyawan, Profil Saya, dan Rekening Pegawai memakai data yang sama. Cocokkan sebelum transfer; BCA menggunakan 10 digit.
Berkas ekspor berisi 7 kolom (A–G): rekening, nomor urut, nama, kode pegawai, nomor referensi, nominal tanpa titik/koma, berita.
Buka berkas di Converter MFTS BCA → periksa jumlah & total → unggah di KlikBCA/myBCA Bisnis → CEO otorisasi dengan KeyBCA.

SOP-10 · Memo & Usulan Pembayaran Wajib Bukti

Pelaksana: Semua Pengguna

Setiap Memo Internal dan Usulan Pembayaran wajib memiliki minimal satu lampiran.
Gunakan Foto Langsung (kamera HP) atau Unggah Berkas (foto, PDF, dokumen Office).
Tanpa lampiran, tombol kirim tidak dapat dipakai. Lampiran bisa dibuka penerima dan pemeriksa.

SOP-11 · Pemberkasan KPR Subsidi & Komersil

Pelaksana: Admin & Staf Marketing

Pilih bank konsumen (BTN, BSN, BRI, Mandiri, BNI, BJB, BTPN, BSI) lalu tekan Ekspor Format [bank].
Unit subsidi: ikuti BP Tapera — pengembang terdaftar di SiKumbang, konsumen melengkapi SiKasep/Tapera Mobile.
Unit komersil: murni KPR bank, tanpa portal atau aplikasi pemerintah.
Konsumen memantau bank, tahap, dan dokumen kurang melalui Portal Konsumen.
Alur status: Pemberkasan → Berkas Komplit → Dalam Pengajuan → SP3K Terbit → Akad (atau Ditolak); pindah tahap dengan tombol cepat biru di tabel Pemberkasan KPR.
Dana Ditahan Bank (Retensi): saat atau setelah akad, isi pos yang ditahan bank (Sertifikat, Jalan & Saluran, Listrik, Air Bersih, BAST) dan nominalnya di Finalisasi Biaya Akad; Keuangan memantau dana mengendap dan satu-satunya pihak yang mencatat pencairan; Akunting mencatat otomatis (Piutang Retensi Bank sampai dicairkan). Staf Marketing juga boleh mengisi dan mengelola pos ini.

SOP-12 · Arsip & Cadangan Data

Pelaksana: Semua Pengguna, Pimpinan

Tombol Hapus memindahkan data ke arsip 30 hari; bisa dipulihkan dari Office → Arsip Data Terhapus.
Riwayat keuangan, upah, aset dan BAST hanya diarsipkan, tidak pernah terhapus permanen.
Percakapan WhatsApp (SYSTEM → Pusat Pesan WhatsApp) yang dihapus — per nomor atau Bersihkan Semua (khusus Super Admin) — ikut aturan arsip: tidak tampil lagi di layar dan terhapus permanen otomatis 30 hari kemudian.
Cadangan dibuat tiap bulan (pengingat mulai tgl 25) dan arsip tahunan pada akhir tahun di Akunting → Cadangan & Pemulihan.

SOP-13 · Curriculum Vitae Karyawan & Syarat Payroll

Pelaksana: Karyawan, Admin HRD/Office

Identitas administrasi: pengelola berwenang mengisi NPWP, KPJ BPJS, nama bank, nomor rekening, dan nama pemilik pada Tambah/Edit Karyawan sesuai dokumen. Data belum tersedia boleh kosong; nol awal nomor tetap dipertahankan. KPJ BPJS bukan pengaturan tarif iuran gaji.
Pemeriksaan profil: karyawan melihat data tersebut di Profil Saya; koreksi disampaikan ke Admin Office/HRD. Jabatan ditampilkan di bawah nama. Data pribadi hanya dipakai pihak berkepentingan sesuai akses yang berlaku.
Karyawan mengisi sendiri: setelah bisa masuk sistem, buka menu profil → Profil Saya → formulir Curriculum Vitae (data diri, pendidikan, pengalaman kerja, keahlian, kontak darurat). Kolom bertanda * wajib diisi.
Status Lengkap: CV tercatat lengkap bila tanggal lahir, alamat, pendidikan, dan kontak darurat terisi. HRD memantau seluruh status di HRD → Pendaftaran → Curriculum Vitae Karyawan.
Syarat payroll: slip gaji ditolak sistem untuk karyawan yang CV-nya belum lengkap, dengan pesan agar CV diisi lebih dulu.
Pengecualian: CEO, Direksi, Direktur Utama, Direktur, Komisaris, dan Komisaris Utama otomatis bebas CV. HRD dapat mengecualikan atau mewajibkan kembali karyawan mana pun lewat tombol Ubah pada daftar CV (sakelar Wajib Curriculum Vitae) atau lewat Edit Pegawai.

SOP-14 · Kotak Masuk: Tugas, Arsip Kartu & Pengingat

Pelaksana: Semua Pengguna

Setiap kartu tugas memuat Keterangan dan Yang harus Anda lakukan; tekan Selesai untuk pemberitahuan informasi, atau Tangani untuk membuka dokumennya.
Tombol Arsipkan menyembunyikan kartu ke tab Arsip; tekan Pulihkan untuk mengembalikannya. Kartu arsip terhapus permanen otomatis setelah 30 hari.
Kartu yang menuntut tindakan tidak bisa ditutup atau diarsipkan sendiri — kartu hilang otomatis setelah dokumennya benar-benar selesai diproses.
Tombol Tutup pemberitahuan info hanya merapikan pemberitahuan; tugas yang butuh tindakan tetap menyala.

SOP-15 · Management Konstruksi: Semua Unit dulu, lalu per Unit

Pelaksana: Manager Konstruksi, Admin & Staf Konstruksi

Seluruh menu Management Konstruksi dibuka lebih dulu dalam tampilan Semua Unit — tidak ada menu yang otomatis terkunci ke unit terakhir dibuka.
Tombol unit di kanan atas (Buka Lembar Unit) memindahkan halaman ke satu unit; identitas unit selalu terlihat pada judul dan baris data.
Kotak Saring Unit di atas daftar hanya memfilter isi tabel, tanpa pindah halaman.
Tekan [X] untuk kembali ke tampilan Semua Unit; Opname, Pekerja, dan Upah menampilkan daftar gabungan seluruh unit.

SOP-16 · Absensi & Laporan Dinas Luar Kota

Pelaksana: Karyawan, Admin HRD

Masuk: tekan Dinas Luar Kota; wajib foto kamera langsung, lokasi GPS, kota tujuan dan agenda. Tidak dibatasi jarak kantor.
Pulang: wajib isi Laporan Kegiatan Dinas (hasil kegiatan, minimal 1 foto, catatan/biaya). Tanpa laporan, absen pulang tidak tersimpan.
HRD: periksa tanda Perlu Verifikasi Laporan → Setujui (dihitung hadir) atau Tolak dengan alasan.

SOP-17 · Security: Kuota, Shift & HT

Pelaksana: Admin HRD, Logistik

Personil Security maksimal 3 orang.
Pola 2 shift 12 jam: Siang 07.00–19.00, Malam 19.00–07.00, lalu Lepas/Libur 24 jam; berputar tiap 3 hari.
HT tetap 4 unit: 3 dipegang petugas, 1 cadangan di Pos Satpam.
Absen awal/akhir shift lewat mesin sidik jari di Pos Satpam atau foto + lokasi.

SOP-18 · Infrastruktur Kawasan & Realisasi Masterplan

Pelaksana: Manager Konstruksi, Logistik, Akunting

Pekerjaan kawasan (urugan, jalan, saluran, listrik, air bersih, PJU, masjid, taman) dicatat pada proyek Infrastruktur Kawasan perumahan.
Pengadaan PJU tenaga surya beserta tiangnya masuk pos Realisasi Masterplan, bukan biaya operasional kantor.
Rencana kawasan tampil di Masterplan walau SPK rumah belum terbit.

SOP-19 · CCTV & Hak Akses Kamera

Pelaksana: Office Manager, Pengguna berwenang

Monitor tersedia di bilah Pusat Kerja (tombol Monitor di jajaran bawah, setelah PTT) bagi pengguna yang diberi akses; kewenangan diatur di Operator Sistem → Monitor.
Office Manager mengatur kamera mana yang boleh dilihat per bagian, jabatan, atau nama karyawan.